Approfondimento: Feedback all'interno di un Gruppo di Lavoro

La sezione seguente non rappresenta una procedura rigida e standardizzata con cui creare gli spazi di feedback ma vuole essere semplicemente una serie di esempi e proposte per aiutare un Gruppo di Lavoro. È sempre e comunque fortemente consigliata la co-creazione degli spazi di gruppo tramite la discussione di questi in punti dedicati della riunione. I principi espressi in questo documento valgono, con le opportune modifiche legate al contesto ecc, a Gruppi di Affinità e al Gruppo Locale.

Per creare degli spazi di feedback è buona pratica un lavoro preliminare all'interno del Gruppo di Lavoro, ovvero mettere in Ordine del Giorno un punto in riunione in cui tutte le persone a turno possono esprimere su cosa sentono il bisogno di voler dare/ricevere feedback e quali sono le loro preoccupazioni legate al dare e ricevere feedback.

NB: Le preoccupazioni sono sia collettive che individuali, quello spazio è il momento giusto per una persona per esprimere ad esempio dei trigger su un certo tipo di linguaggio, mettersi a nudo nella vulnerabilità oppure dire al gruppo che non è disponibile a dare/ricevere feedback. 

Spesso in un gruppo di lavoro emergono i seguenti bisogni:

• Feedback a ruoli di Coordinamento Interno o Esterno
• Feedback a ruoli non di coordinamento
• Feedback sul mandato del gruppo
• Feedback sui progetti che portiamo avanti
• Feedback interpersonali su dinamiche di gruppo e su come stiamo nel gruppo
  

Che formano tre macro-categorie di spazi di feedback (viste sopra) su ruoli/responsabilità, su progetti e interpersonali.

Di seguito alcune preoccupazioni che spesso emergono prima degli spazi di feedback:

• Linguaggio giudicante
• Feedback non richiesto/fuori da spazi accordati
• Ferire le persone col feedback
• Feedback non viene accolto/viene preso come un giudizio
  

Una volta raccolta queste informazioni, si consiglia di delegare a più persone il compito di creare degli Ordini del Giorno per i vari spazi di feedback identificati come bisogni e anche nel creare un ciclo di feedback, ovvero capire quando sarà il momento di feedback successivo e quando il momento di restituzione di quanto integrato o meno dei feedback ricevuti. Se è presente un Gruppo di Lavoro o ruolo a livello locale che cura aspetti legati alle culture rigenerative e/o ai processi questa richiesta si può portare direttamente a loro. Se questo è assente e il gruppo identifica delle criticità nel fare questo lavoro in autonomia si può contattare il gruppo nazionale di Cultura e Processi.

Vediamo nel dettaglio alcuni suggerimenti ed esempi pratici relativi ai tipici spazi di feedback di un Gruppo di Lavoro

Feedback a ruoli di Coordinamento Interno o Esterno:
Dipende sempre dalle persone che ricoprono il loro, si chiede loro su cosa vogliono ricevere il feedback e si co-costruisce con loro lo spazio/loro costruiscono lo spazio partendo dall'intento.
Consigli (alcuni sono applicabili non solo ai feedback ai ruoli di coordinamento):

• Partire leggendo il mandato dei ruoli; avere il mandato scritto grande per tuttx da leggere può essere utile per focalizzarsi sulle responsabilità e non sulle nostre idee di come dovrebbe essere il ruolo; 
• Fare un giro di auto-feedback da chi ha ricoperto il ruolo prendendo delle minute grafiche in modo che siano visibili su cosa emerge;
  
• Fare un giro di feedback dal gruppo, in questo punto è molto importante avere chiaro che cosa è un feedback. Si può fare tramite domande aperte (come hai vissuto questa cosa? cosa ha/non ha funzionato?) e chiuse (questo aspetto specifico ha funzionato?). In generale si consiglia di usare sempre almeno qualche domanda aperta. 
  
• Produrre un documento di output che tenga traccia di quanto emerso da lasciare in eredità a chi ricoprirà in futuro il ruolo. Questo aspetto andrebbe deciso prima del processo e spiegato all'inizio in modo da chiarire le aspettative e rendere il processo più utile; va discusso insieme in quali modalità ci si aspetta come gruppo che le persone che prenderanno il ruolo elaboreranno i feedback.

Per questi spazi è consigliata una certa regolarità, in base alla durata del mandato, e di farli in ogni caso prima del cambio di ruolo.
Ricordiamoci che in questi spazi non si danno feedback alla persona ma a come è stata svolta una responsabilità del mandato che copriva.

Feedback a ruoli non di coordinamento:
Per questi spazi la proposta è di fare un momento di autofeedback + un giro di parola del cerchio su ciascun ruolo, ma anche su questo ogni ruolo potrebbe aver bisogno di accordi specifici e il gruppo o ruolo che ha strutturato il momento di feedback si deve occupare di ascoltare i singolo bisogni. Questo può anche essere uno spazio in cui portare proposte sulla modifica del mandato dei ruoli.

Feedback sul mandato del gruppo:
Ogni mandato dovrebbe avere una data di revisione, per quanto possa essere lontana dal momento in cui questo è stato scritto. Questo aiuta a fare sì che i mandati siano risorse vive e utili al gruppo. Quindi prima della revisione del mandato il gruppo organizza uno spazio di feedback in cui si rilegge il mandato e si analizza se e come si sono rispettate le diverse responsabilità. Questo può anche essere uno spazio in cui portare proposte sulla modifica del mandato del gruppo.

Feedback sui progetti che portiamo avanti:
Questi possono essere di due tipi in base alla natura del progetto:

• Se il progetto è stato sviluppato dal gruppo si può usare il metodo della rosa; se poi il progetto era un qualcosa che il gruppo portava al movimento (es: giornata rigenerative, formazione) allora può essere utile raccogliere, anche rapidamente, i feedback in presenza a fine giornata/giornate tramite un giro di parola o tramite dei cartelloni su cui chi vuole lascia i suoi feedback (in alternativa si possono fare delle domande tramite un form online di cui si comunica l'esistenza già durante il momento in presenza)
• Se il progetto è stato sviluppato con una persona esterna al gruppo possiamo dare un feedback all'operato della persona esterna; anche questo si può fare o non fare ma va deciso e concordato con la stessa; analogamente può essere utile ricevere un feedback dalla persona con cui si è lavorato.

Feedback interpersonali su dinamiche di gruppo e su come stiamo nel gruppo:
Questi si possono calendarizzare periodicamente, per esempio una volta ogni tre mesi della durata di 2 ore, comunicato dal Coordinamento Interno con 2 settimane di anticipo. Possono essere durante una riunione ordinaria del gruppo o trovando un momento a parte. È un cerchio di gruppo dove, senza una facilitazione incalzante (ma con una persona che facilita, possibilmente esterna e formata) e prenotazione degli interventi si risponde alle domande guida (vedi sopra). Alcune note:

• Si sconsiglia l'utilizzo dei segni di facilitazione, lasciando parlare le persone.
• Ogni persona deve poter esprimere i propri bisogni/confini sulle persone con cui interagire; si chiede quindi se qualche persona ha bisogno di accordi specifici, altrimenti si seguono le regole base del dare e ricevere feedback (le cose private si discutono in spazi privati, se ci si sposta verso spazi decisionali durante la discussione, si prende nota e si prende la decisione in riunione in quanto questo non sarà uno spazio decisionale)
• Può essere bene darsi accordi su come comportarsi se lo spazio di feedback è molto lontano nel tempo e si ha il bisogno di parlarne e su quanto spesso si può richiedere un feedback.

Questi spazi possono essere anche interpersonali a coppie, soprattutto per cerchi piccoli e con persone che lavorano insieme da tanto tempo, capendo di volta in volta quali sono le coppie che hanno bisogno di confrontarsi. Anche questo spazio va discusso e co-progettato insieme.