Strumenti e tecniche di facilitazione delle riunioni
Qui sono riportate alcune risorse per imparare a facilitare con efficacia e in maniera soddisfacente le vostre riunioni.
Il ruolo di Facilitatore/Facilitatrice si occupa di accompagnare il gruppo durante tutto lo svolgersi di una riunione. I suoi compiti essenziali sono:
- prima di iniziare ad affrontare l'agenda (o ordine del giorno), assicurarsi che essa sia chiara a tutti i partecipanti;
- gestire il flusso di comunicazione e quindi i turni di parola all'interno delle discussioni, perchè esse siano ordinate ed efficaci;
- esplicitare in che fasi o momenti della riunione siamo, se serve fare piccoli riassunti di quanto detto fino a un certo momento perchè al gruppo sia chiaro;
- prendersi cura del processo (e non dei contenuti!) e quindi che tutte le voci abbiano spazio, che ci sia rispetto e chiarezza; i contenuti e i punti sono portati dal gruppo, la facilitazione chiede a chi ha portato il punto di introdurlo all'inizio ed esplicitarne l'obiettivo; far rispettare i tempi concordati per la riunione e per ogni punto dell'agenda, se si sfora esplicitarlo e chiedere al gruppo come preferisce proseguire;
- fare proposte al gruppo riguardo le modalità con cui affrontare i punti o gestire certi momenti di impasse.
La facilitazione può essere un ruolo che le/i membri di un gruppo si ruotano scegliendo chi lo sosterrà all'inizio di ogni riunione, oppure un ruolo fisso ricoperto da una persona che ha un mandato specifico in quel cerchio. In generale in XR apprendiamo facendo, quindi sperimentati!
Puoi trovare una Formazione al ruolo di Facilitazione creata dal gruppo Cultura & Processi (file pdf) e di seguito una lista di strumenti e competenze utili per una buona facilitazione.
Elenco di metodi e suggerimenti da completare
Ascolto attivo
L'ascolto attivo o empatico è una tecnica che porta a costruire fiducia e empatia tra chi parla e chi ascolta. Ascoltare attivamente significa ascoltare sospendendo il giudizio, in silenzio e comporta una piena attenzione sulle parole senza pensare a cosa si possa suggerire o rispondere a ciò che viene detto dall'altra persona.
- promemoria di culture rigenerative (https://cloud.extinctionrebellion.it/index.php/s/fgbLbABktQEwQRp)
- check-in e check-out
- gesti con le mani
- accordi di gruppo
- (co-)costruzione dell’agenda
- giro dei presenti
- pop-corn
- temperature check
- processo decisionale basato sull’assenso
- riassumere
- prendere una pausa
- dividersi in gruppi più piccoli
- ideastorming/brainstorming
- prioritizzazione
- pro e contro (o +/-/interessante)
- giochi di costruzione del gruppo
- giochi energizzanti
- parcheggio delle idee/domande/questioni