Linee Guida per la Promozione di Eventi

Sezione in fase di scrittura

Informazioni Generali

Cosa serve per promuovere un evento pubblico

una data e un orario
un luogo, fisico o virtuale, tra:
- indirizzo fisico
- link ad una videochiamata *vedi sotto
- link ad una diretta **vedi sotto
un testo di descrizione
una grafica ***vedi sotto
un/una referente dell’evento (potrebbe aiutare per eventuali domande o modifiche!)

Strumenti per le videochiamate

Consulta la pagina Wiki sugli Strumenti per le videochiamate per utilizzarli al meglio.

Come funzionano le dirette

Le dirette degli eventi pubblici possono essere trasmesse su diverse piattaforme e social network, i più utilizzati sono: Facebook, Youtube, Instagram.

Trasmettere in diretta eventi in presenza / dal vivo

Per trasmettere dal vivo ti basta utilizzare il tuo telefono! Ecco alcune specifiche su come trasmettere sulle diverse piattaforme:

Youtube: più informazioni qui
Facebook: è necessario essere editor della pagina facebook da cui si vuole trasmettere in diretta e avere installato sul proprio telefono l’applicazione Facebook o Business Suite. Dalla pagina Facebook selezionare Pubblica > Trasmetti in Diretta.
NB: i video su facebook sono orizzontali, attiva la rotazione automatica del telefono e assicurati che l’inquadratura sia giusta e di aver aggiunto un testo di descrizione prima di avviare la diretta!
Instagram: più informazioni qui

Trasmettere in diretta eventi online

Puoi trasmettere delle dirette di eventi che si svolgono online dalla piattaforma di videochiamata che stai utilizzando oppure da strumenti più specifici per le videoconferenze (es: StreamYard).

Diretta da StreamYard
Diretta da Zoom
Diretta da Jitsi

Nota bene: Tieni presente mentre organizzi il tuo evento che non tutti gli strumenti permettono di trasmettere contemporaneamente su più piattaforme, quindi potresti dover scegliere o uno strumento diverso o un canale preferenziale su cui trasmetterlo. In questo caso, pensa a quale può essere la tua audience e quali sono le tue necessità: se è un evento organizzato in collaborazione con un’altra realtà, è preferibile Facebook; se è una conferenza o un seminario, è meglio Youtube; se è un evento più informale e per un pubblico più giovane, è meglio Instagram.

Creare una grafica per l'evento

Se è la prima volta che crei una grafica per XR, consulta questa guida/formazione:

Se proprio non sai da dove cominciare e non sai utilizzare programmi per creare grafiche, prova ad usare questo generatore di grafiche online: https://extinctionrebellion.fr/vizgen/#/ .

Per gli eventi più diffusi, sono disponibili delle grafiche generiche (senza data/luogo) che puoi trovare in questa cartella:

Ricorda: meglio stare sul semplice se si ha poca esperienza di grafica, in modo da avere una comunicazione più pulita ed efficace!

Come Promuoverlo

Se l’evento è online o di interesse sovra-locale (nazionale, regionale) inserirlo sul CALENDARIO TEAMUP
- Qui il link dove puoi inserire e modificare il tuo evento https://teamup.com/ksfm2cnp42x3o1xkpi
Inserire nella SEZIONE EVENTI DEL SITO
- compila il form a questo link https://site2.xritaly.it/nuovo-evento/ (password:)
  - Segnala che hai compilato il form
    - Al responsabile eventi del gruppo Media del SIT
    - Oppure tramite il canale Rete Media su Telegram
Se il gruppo organizzatore ha una pagina Facebook, creare l’EVENTO FACEBOOK, oppure chiedere al gruppo con una pagina Facebook più affine di creare l’evento:
- Mettere le pagine interessate come co-organizzatori
- è sempre consigliato mettere la pagina Extinction Rebellion Italia come co-organizzatore per aumentare la visibilità dell’evento (tag: @xritaly)
Promuoverlo sui diversi canali
- Mattermost - su Town Square e su canali più specifici
- Telegram - con un messaggio qualche giorno prima e un messaggio di promemoria il giorno prima o il giorno stesso
- Facebook - con un evento Facebook e un post dedicato
- Instagram - con un post dedicato e delle storie

Ruolo Gestione Eventi del gruppo Media SIT

Venire a conoscenza degli eventi

Ci sono diversi modi in cui si viene a sapere di un evento e diversi gruppi che possono organizzare eventi. è bene darsi degli accordi di comunicazione per cui verranno promossi sui social di XR Italia gli eventi che sono stati comunicati in uno dei seguenti modi:

Comunicazione diretta a chi gestisce gli eventi o alla coordinatrice esterna del gruppo Media
Compilazione del form per caricare gli eventi sul sito
Creazione dell’evento Facebook e invio della richiesta di co-organizzazione alla pagina di XR Italia
(da valutare) Tag o condivisione su Instagram del post dell’evento

Pubblicare gli Eventi

Facebook:
- Accettare le richieste di co-organizzazione che arrivano alla sezione eventi della pagina Facebook.
- Creare gli eventi dei gruppi che non hanno una pagina Facebook loro (es: gruppi di lavoro del SIT, Ribellioni, nuovi gruppi locali...).
Sito:
- Accedere alla sezione Eventi di Wordpress con le credenziali xrit-media
- Ultimare la pubblicazione degli eventi in sospeso (quelli caricati tramite form), assicurandosi che abbiano tutti gli elementi necessari, compresi i contatti del gruppo organizzatore.
Creare gli eventi che non sono stati caricati tramite form, utilizzando le informazioni comunicate in uno dei modi citati sopra.
NOTA 1: non tutti i gruppi compilano il form, ma non bisogna neanche pretendere che tutti i gruppi lo facciano. Se un gruppo pubblica un evento una tantum, è gravoso imporgli uno strumento ulteriore, ma se l’organizzazione degli eventi è continua allora è bene appoggiarsi al gruppo. Attualmente i gruppi che compilano il form sono: Venezia, Verona, Brescia, Padova.
NOTA 2: Quando un gruppo prende confidenza con il form e fa parte di un gruppo solido e continuo, gli si può proporre di pubblicare direttamente da Wordpress. Allora si può chiedere al gruppo Tech di creare un loro account. Attualmente i gruppi che pubblicano direttamente sono: Torino, Puglia (che usa l’account di Torino).

Pubblicazione dei post sui diversi social

Facebook: condivisione dell’evento utilizzando lo stesso testo in descrizione, da pubblicare il giorno stesso in cui viene pubblicato o 3/4 giorni prima dell’evento stesso. ESEMPIO
Instagram: post di recap settimanale degli eventi, da pubblicare la domenica pomeriggio/sera. ESEMPIO
- Le grafiche quadrate di copertina sono 11 in tutto e si alternano di settimana in settimana, cercando di stare in palette con i post vicini sul profilo instagram. Le grafiche si trovano in questa scheda Trello. Dopo qualche mese sarebbe consigliabile cambiarle.
- Le grafiche quadrate degli eventi specifici devono essere inviate dai gruppi organizzatori degli eventi. Se questo non accade, si può: scaricare la grafica dal profilo instagram del gruppo organizzatore, se la si trova; ritagliare la graficha orizzontale (attenzione a non fare pasticci, non è sempre possibile); non pubblicare la grafica di quell’evento e lasciarlo citato solo nel testo.
Telegram: post di recap settimanale degli eventi, da pubblicare la domenica pomeriggio/sera. ESEMPIO
- Per facilitare la pubblicazione su Telegram, dalla sezione eventi di Wordpress è possibile inviare a Telegram un evento quando lo si pubblica o aggiorna. Così facendo, un bot pubblica automaticamente la scheda dell’evento sul canale telegram di supporto XR Italia - Eventi, che è un canale privato che viene utilizzato solo internamente.
- Su questo canale si possono creare le bozze dei messaggi mano a mano che arrivano nuovi eventi.
- A differenza della sezione eventi di Wordpress, nuovi messaggi sul canale fanno arrivare notifiche a chi ne fa parte. Una pratica utile è quella di invitare chi è solito caricare eventi a seguire il canale così che possa controllare che i propri eventi siano stati pubblicati correttamente.
SCHEDA TRELLO ricorrente per la pubblicazione del post di recap settimanale
Post specifico sull’evento: viene pubblicato un post specifico sull’evento, su tutti i social, se ha almeno una di queste caratteristiche:
- Il primo evento di un gruppo locale. ESEMPIO
- Un evento online. ESEMPIO
- Un evento di interesse nazionale. ESEMPIO