3. Parti dell'organismo

La struttura del SIT

La struttura di XR Supporto Italia (SIT) è costituita da gruppi (talvolta chiamati anche cerchi), raggruppati in cerchi di più gruppi.

Cerchi:

La struttura del SIT dovrebbe essere pubblicata & aggiornata in modo che tutti possano vedere: la struttura, i cerchi e i rispettivi mandati e chi coordina,

Possono emergere progetti che sembra non abbiano uno spazio nella struttura. I cerchi non sono scatole chiuse! Se nasce un progetto formato da persone di diversi cerchi, è importante che qualcuno si assuma la responsabilità del progetto e crei un gruppo a progetto. Questo gruppo si può auto-organizzare in maniera autonoma secondo i principi del SOS e una volta definito il mandato, definire in che relazione si trova con la struttura.

Se fai parte di un gruppo di lavoro e ritenete di rientrare nello scopo del SIT puoi contattare sos per supporto oppure accedere direttamente alla riunione in cui verrà discusso e approvato il vostro mandato (contatti): una guida utile ai nuovi gruppi del SIT XR Italia qui  .

Tutti i membri dei cerchi di XR SIT dovrebbero aver preso parte (o programmare la partecipazione) alle seguenti formazioni: Strategia, Auto-organizzazione, ADNV.

Ruoli nei gruppi

Come creare i ruoli interni ai gruppi: ogni gruppo definisce i propri ruoli, con un mandato chiaro, per svolgere il lavoro all’interno del gruppo stesso. In questo modo c’è chiarezza e si riducono le occasioni di confusione su chi fa cosa. 

Attribuire i ruoli.

Di seguito due diverse opzioni, che si raccomanda di applicare in quest’ordine:

In certi casi può essere opportuno che uno stesso ruolo sia ricoperto da più persone.

In questo sistema l’autorità si ottiene facendo. Le persone hanno il diritto di fare parte di un gruppo se partecipano alle riunioni, se rivestono attivamente un ruolo e se lavorano ad almeno un progetto che sia indicato sul documento delle minute. In questo modo le riunioni non vengono bloccate da persone che partecipano esprimendo la loro opinione su come si dovrebbe fare un lavoro a cui non partecipano attivamente.

Ogni cerchio è tenuto ad assegnare i ruoli di Coordinamento Esterno e interno (o Rappresentante e Facilitatrice/ore del gruppo).

I cerchi di XR SIT hanno una propria sotto-categoria di ‘Gruppi di lavoro’ su Base, dove sono tenuti a mantenere aggiornati e facilmente accessibili (i collegamenti a) i documenti organizzativi del gruppo (tra cui le minute delle riunioni).

Opzioni per la presa di decisioni

La persona che facilita la riunione decide qual è il processo decisionale più adeguato per ogni punto da discutere. In generale, come abbiamo visto le decisioni ricadono nei ruoli. Diverse tensioni richiedono diverse modalità di presa di decisioni; di seguito alcune modalità adatte a diverse situazioni:

  1. Processo decisionale per definire mandati per ruoli all’interno di un gruppo o sotto-gruppo: una volta approvato il mandato viene inviato dal detentore a sosxritalia@protonmail.com per l’aggiornamento della struttura (glassfrog).
  2. Chi detiene un ruolo ha un mandato, e dunque ha l’autorità per agire e prendere decisioni nell’ambito del suo mandato. Un metodo efficace per ricevere input per l’elaborazione di una decisione da prendere è quella dell’Advice Process (vedi in appendice).

Quale processo decisionale utilizzare? In appendice una spiegazione dei processi decisionali che si menzionano

Se una decisione rientra nel mandato di un gruppo o ruolo, questo ha piena autorità di prendere la decisione, ma dovrebbe chiedere consigli a persone con esperienza nel tema o a coloro che subiranno gli effetti da tale decisione (advice process).

Se una decisione non rientra nel mandato di un gruppo o ruolo, ed è probabile che la necessità di prendere una decisione si ripeterà più volte, valutate se creare un nuovo ruolo/gruppo che possa prendere questa decisione o aggiungere una responsabilità in un mandato di gruppo o ruolo esistente. In questo caso, chi desidera ricoprire il ruolo o più persone proporranno in futuro un ruolo o gruppo e il relativo mandato.

La persona che facilita la riunione decide qual è il processo decisionale più adeguato per ogni punto. Queste sono alcune delle opzioni più comuni:

  1. un motivo per la quale la decisione deva essere presa nella riunione stessa
  2. o se per più riunioni è risultato impossibile risolvere la situazione

NB: Si procede a maggioranza solo e unicamente se è necessario prendere una decisione urgente che non può essere rimandata e su cui non si è raggiunto l’assenso di natura operativa. Il metodo a maggioranza è altamente sconsigliato per prendere decisioni di governance.

Riunioni
Documentazione chiave per  gruppi

 Ogni gruppo del SIT dovrebbe pubblicare ed avere un singolo documento breve e conciso che:


Versione #1
Creato 21 maggio 2023 14:15:30 da SIT
Aggiornato 21 maggio 2023 14:31:29 da SIT