Come ci strutturiamo

Linee Guida: Organizzazione e Processi Documento originale https://cloud.extinctionrebellion.it/index.php/s/4RxQSkceoKLNAzt Proposta dal gruppo SAO e approvata nel cerchio XR Supporto Italia nel 2020

1. Intro

Questo documento ha l’obiettivo di definire uno schema di riferimento di XR Supporto Italia, illustrandone i processi e il sistema auto-organizzante

XR Supporto Italia ha il seguente scopo.

Le seguenti tre caratteristiche garantiscono che il potere sia trasferito dalle persone ai processi che governano il sistema:

I principi del sistema auto-organizzante di XR SIT sono:

  1. Scopo condiviso
  2. Autorità e responsabilità distribuite
  3. Organizzazione strutturata in cerchi, sotto-cerchi e ruoli
  4. Processi decisionali basati sui mandati, l’assenso e la richiesta di consigli
  5. Autonomia e cooperazione
  6. Trasparenza
  7. Partecipazione ed inclusività
  8. Continua evoluzione

Per rafforzare la coerenza e il coordinamento dell’Organismo stesso, i membri di ogni gruppo devono acconsentire a lavorare all’interno di questo sistema.

NB: Non è completo né perfetto, è un work in progress che consente al sistema di evolvere a partire da continui feedback. Se hai feedback o domande su questo documento, puoi scrivere a sosxritalia@protonmail.com

 

2. Le basi

Autorità e responsabilita distribuite 

Il sistema è fondato sul principio dell’autorità distribuita dove le decisioni sono decentralizzate a individui che ricoprono ruoli con mandati chiari rispetto a quelle decisioni.

  1. lavoro che stai facendo
  2. tuo mandato
  3. mandati di altri ruoli e tutti i gruppi;

    più facile diventa collaborare su grande scala.

3. Parti dell'organismo

La struttura del SIT

La struttura di XR Supporto Italia (SIT) è costituita da gruppi (talvolta chiamati anche cerchi), raggruppati in cerchi di più gruppi.

Cerchi:

La struttura del SIT dovrebbe essere pubblicata & aggiornata in modo che tutti possano vedere: la struttura, i cerchi e i rispettivi mandati e chi coordina,

Possono emergere progetti che sembra non abbiano uno spazio nella struttura. I cerchi non sono scatole chiuse! Se nasce un progetto formato da persone di diversi cerchi, è importante che qualcuno si assuma la responsabilità del progetto e crei un gruppo a progetto. Questo gruppo si può auto-organizzare in maniera autonoma secondo i principi del SOS e una volta definito il mandato, definire in che relazione si trova con la struttura.

Se fai parte di un gruppo di lavoro e ritenete di rientrare nello scopo del SIT puoi contattare sos per supporto oppure accedere direttamente alla riunione in cui verrà discusso e approvato il vostro mandato (contatti): una guida utile ai nuovi gruppi del SIT XR Italia qui  .

Tutti i membri dei cerchi di XR SIT dovrebbero aver preso parte (o programmare la partecipazione) alle seguenti formazioni: Strategia, Auto-organizzazione, Narrativa, ADNV.

Ruoli nei gruppi

Come creare i ruoli interni ai gruppi: ogni gruppo definisce i propri ruoli, con un mandato chiaro, per svolgere il lavoro all’interno del gruppo stesso. In questo modo c’è chiarezza e si riducono le occasioni di confusione su chi fa cosa. 

Attribuire i ruoli.

Di seguito due diverse opzioni, che si raccomanda di applicare in quest’ordine:

In certi casi può essere opportuno che uno stesso ruolo sia ricoperto da più persone.

In questo sistema l’autorità si ottiene facendo. Le persone hanno il diritto di fare parte di un gruppo se partecipano alle riunioni, se rivestono attivamente un ruolo e se lavorano ad almeno un progetto che sia indicato sul documento delle minute. In questo modo le riunioni non vengono bloccate da persone che partecipano esprimendo la loro opinione su come si dovrebbe fare un lavoro a cui non partecipano attivamente.

Ogni cerchio è tenuto ad assegnare i ruoli di Coordinamento Esterno e interno (o Rappresentante e Facilitatrice/ore del gruppo).

I cerchi di XR SIT hanno una propria sotto-categoria di ‘Gruppi di lavoro’ su Base, dove sono tenuti a mantenere aggiornati e facilmente accessibili (i collegamenti a) i documenti organizzativi del gruppo (tra cui le minute delle riunioni).

Opzioni per la presa di decisioni

La persona che facilita la riunione decide qual è il processo decisionale più adeguato per ogni punto da discutere. In generale, come abbiamo visto le decisioni ricadono nei ruoli. Diverse tensioni richiedono diverse modalità di presa di decisioni; di seguito alcune modalità adatte a diverse situazioni:

  1. Processo decisionale per definire mandati per ruoli all’interno di un gruppo o sotto-gruppo: una volta approvato il mandato viene inviato dal detentore a sosxritalia@protonmail.com per l’aggiornamento della struttura (glassfrog).
  2. Chi detiene un ruolo ha un mandato, e dunque ha l’autorità per agire e prendere decisioni nell’ambito del suo mandato. Un metodo efficace per ricevere input per l’elaborazione di una decisione da prendere è quella dell’Advice Process (vedi in appendice).

Quale processo decisionale utilizzare? In appendice una spiegazione dei processi decisionali che si menzionano

Se una decisione rientra nel mandato di un gruppo o ruolo, questo ha piena autorità di prendere la decisione, ma dovrebbe chiedere consigli a persone con esperienza nel tema o a coloro che subiranno gli effetti da tale decisione (advice process).

Se una decisione non rientra nel mandato di un gruppo o ruolo, ed è probabile che la necessità di prendere una decisione si ripeterà più volte, valutate se creare un nuovo ruolo/gruppo che possa prendere questa decisione o aggiungere una responsabilità in un mandato di gruppo o ruolo esistente. In questo caso, chi desidera ricoprire il ruolo o più persone proporranno in futuro un ruolo o gruppo e il relativo mandato.

La persona che facilita la riunione decide qual è il processo decisionale più adeguato per ogni punto. Queste sono alcune delle opzioni più comuni:

  1. un motivo per la quale la decisione deva essere presa nella riunione stessa
  2. o se per più riunioni è risultato impossibile risolvere la situazione

NB: Si procede a maggioranza solo e unicamente se è necessario prendere una decisione urgente che non può essere rimandata e su cui non si è raggiunto l’assenso di natura operativa. Il metodo a maggioranza è altamente sconsigliato per prendere decisioni di governance.

Riunioni
Documentazione chiave per  gruppi

 Ogni gruppo del SIT dovrebbe pubblicare ed avere un singolo documento breve e conciso che:

4. Feedback & Evoluzione

Se hai qualche:

Rabbia, amore & auto-organizzazione.

Appendice: spiegazione processi di elezione e decisionali:


  Processo di elezione sulla base del processo sociocratico (consigliato per ruoli di coordinamento o ruoli chiave):

  1. Presentazione del ruolo, del suo mandato e della scadenza (preferibilmente prima della riunione);
  2. giro di quali caratteristiche, qualità e/o esperienza sono preferibili che abbia la persona che ricoprirebbe il ruolo (facoltativo);
  3. giro di candidature: ogni partecipante ha la possibilità di nominare se stessa/o, un’altra persona presente, o passare; chi facilita registra il nome del/la candidato/a proposta;
  4. giro in cui le/i partecipanti motivano la candidatura;
  5. giro in cui le/i partecipanti possono chiedere chiarimenti o informazioni che potrebbero aiutare il gruppo a prendere una decisione consapevole;
  6. giro in cui le/i partecipanti possono cambiare la propria nomina alla luce delle ragioni e informazioni condivise fino ad ora, motivando eventualmente le motivazioni per ogni modifica;
  7. chi facilita guida un processo per identificare un nome sulla base della solidità delle ragioni condivise, ad esempio: 
    - proponendo un nome,
    - invitando le persone nominate ad accordarsi su un nome, o
    - facilitando un dialogo di gruppo con lo scopo di giungere naturalmente alla nomina più solida.
  8. chi facilita chiede ai membri del gruppo (incluso la/o candidata/o) di mostrare simultaneamente se vi sono obiezioni alla nomina del/la candidato/a
  9. se vi sono una o più obiezioni da risolvere: chi facilita (a) fa una proposta, (b) chiede a chi ha posto l’obiezione di fare una proposta, o (c) guida un giro in cui viene chiesto come ogni persona risolverebbe l’obiezione;
  10. se non vi sono obiezioni, o se queste sono state risolte, chi facilita chiede un’ultima volta alla persona nominata se è d’accordo ad assumere il ruolo;
  11. il gruppo celebra la nomina del ruolo.

Processo decisionale basato sull’assenso (o processo integrativo), da utilizzare per proposte di modifica della struttura organizzativa (a.e. introduzione o modifica di un ruolo, un sotto-gruppo o una policy)  o per proposte operative che non ricadono all’interno di un ruolo esistente.

Prendere decisioni all’interno del proprio ruolo chiedendo consigli (advice process): se una decisione ricade all’interno del mandato di un ruolo esistente, la persona che ricopre il ruolo ha piena autorità di prendere la decisione che ella ritiene più appropriata. Tuttavia, prima di prendere tale decisione, è fortemente consigliato chiedere consigli a (a) persone con esperienza o conoscenze nel tema relativo alla decisione e b) persone che subiranno gli effetti della decisione. La persona che deciderà non sarà obbligata ad integrare tutti i suggerimenti all’interno della decisione che prenderà, ma a tenerli in considerazione. [Qui un documento esteso sul tema]