Sistemi auto-organizzanti

Nelle sezioni sotto troverai i principi e le pratiche di auto-organizzazione così come gli strumenti e processi di cui ci dotiamo in XR. Mentre sono sicuramente riportate tante informazioni, ti consigliamo di consolidarle seguendo una formazione sui Sistemi Auto-Organizzanti in presenza o online. Nel mentre, puoi guardare la registrazione di una di queste formazioni tramite questo link ➤ https://meet2.organise.earth/playback/presentation/2.3/79960cb09d5296bab1ce40faaaa55c603381f27e-1686154208878 mentre tramite questo link trovi le slides utilizzate ➤ https://cloud.extinctionrebellion.it/index.php/s/aZDDKYexsREDbqk Per dubbi o proposte di aggiunta di risorse in questa sezione puoi contattare il gruppo Cultura & Processi tramite la figura di coordinamento esterno (contatto mattermost: @davider) o tramite l'email sosxritalia@protonmail.com

Principi dei sistemi auto-organizzanti

Mentre non ci sono due sistemi auto-organizzanti uguali ed ognuno è mutevole nel tempo, differenze che vediamo anche tra le strutture di cui si forniscono i diversi gruppi locali in Italia, tutti i sistemi auto-organizzanti condividono i seguenti principi fondamentali.

Struttura a cerchi 

Questi cerchi sono connessi e cooperano e comunicano tra loro in modo che l'organizzazione sia coesa in un tutto e, allo stesso tempo, favorisca l'autonomia delle parti.

Scopo condiviso 

Le persone lavorano in maniera efficace e cooperativa se c'è chiarezza su qual è il loro scopo condiviso, il quale determina e guida le azioni, i progetti e le responsabilità del cerchio.

Autorità e responsabilità distribuite 

Assegnare mandati a cerchi e ruoli permette una distribuzione chiara e consapevole delle responsabilità, dell'autorità (potere) decisionale e del carico di lavoro; questo favorisce la presenza di una leadership distribuita, che rende l'organizzazione più resiliente e meno vulnerabile.

Decisioni tramite assenso 

Informazioni e conoscenze diffuse vengono ascoltate affinché cerchi autonomi possano prendere decisioni tollerate (abbastanza buone e sicure) in maniera efficace, informata, consapevole e sperimentale e in continuo apprendimento.

Trasparenza 

L'accesso distribuito alle informazioni favorisce comprensione e apprendimento, riduce le barriere all'inclusività e alla partecipazione e rende più sane le dinamiche di potere. 

Continua evoluzione

Cicli di azione, riflessione, apprendimento e nuova progettazione aiutano la nostra organizzazione a evolversi e adattarsi a contesti in mutamento e ad obiettivi ambiziosi; far emergere le tensioni e agire di conseguenza ritenendole delle opportunità è centrale per un'organizzazione resiliente.

Mandati e Ruoli

I sistemi auto-organizzanti di XR si fondano sul principio di autorità distribuita secondo il quale le decisioni sono decentralizzate ad un individuo o ad un gruppo con un mandato chiaro che prevede tali decisioni.

Mandati e Ruoli

I mandati

I sistemi auto-organizzanti di XR si fondano sul principio di autorità distribuita secondo il quale le decisioni sono decentralizzate ad un individuo o ad un gruppo con un mandato chiaro che prevede tali decisioni. 

Il mandato di un ruolo o cerchio descrive le decisioni che esso può prendere (e quindi su cosa non possono prendere decisioni altri ruoli o cerchi). I mandati ci aiutano infatti a distribuire l'autorità decisionale, le responsabilità e, quindi, il carico di lavoro all'interno di un'organizzazione che segue l'auto-organizzazione. 

Un mandato può essere composto da tre parti:

Il mandato di un ruolo o cerchio non dovrebbe sovrapporsi al mandato di un altro ruolo o cerchio, a meno che cerchio B sia un sotto-cerchio di cerchio A.

Nell'immagine a lato, cerchi B e C esprimono parte del mandato del cerchio A, del quale sono sotto-cerchi. 

In generale, quando vuoi scrivere un mandato, prova a mantenerlo chiaro e conciso, in modo che altre persone possano capire facilmente cosa stai facendo.

Scopo

Lo scopo di un cerchio/ruolo è la sua ragion d’essere, ossia l’obiettivo per il quale esso esiste. Lo scopo comunica qual è il risultato che raggiungeremo completando le nostre attività ricorrenti. Potrebbe rispondere alla domanda ‘Se io avessi realizzato il mio scopo, ci sarebbe…’. 

Esempio: "Pane e dolci senza glutine accessibili alle/gli abitanti della città."

Responsabilità

Le responsabilità definiscono il lavoro generale che il gruppo porta avanti, per cosa il gruppo è responsabile e le aspettative che altri possono avere nei confronti del gruppo o ruolo.

Scriviamo queste attività iniziando con un verbo. Nello scrivere le responsabilità, pensa a tutti i lavori che il cerchio o ruolo ha bisogno di svolgere per esprimere il suo scopo. Immagina di essere accanto alla/e persona/e che svolgono un'attività e di descrivere ciò che stanno facendo. 

Esempio: (1) "Comprare regolarmente farine senza glutine ed altri ingredienti da fornitori della zona." (2) "Preparare quotidianamente gli impasti." (3) "Promuovere il negozio tramite post sui social." (4) "Servire le/i clienti." ecc. 

Proviamo a evitare responsabilità che iniziano con parole come ‘si assicura’, poiché ciò solitamente implica controllare la realità o il lavoro di qualcun altro/a.

Dominio

I domini sono quelle cose di cui un cerchio/ruolo ha il controllo esclusivo. Queste possono essere cose fisiche, come stampanti o serre, o cose più astratte, come per esempio il processo finanziario o le mailing list.

Un cerchio/ruolo ha l’autorità di decidere come altri cerchi/ruolo possono utilizzare questi domini.

I domini dovrebbero essere aggiunti ai ruoli solo se c’è una chiara ragione per farlo. 

Esempio: relativamente ad un ruolo 'Gestione pagina FB', il dominio sarebbe "La pagina FB del panificio."

Mandati e Ruoli

Ruoli in un gruppo

Mentre alcuni ruoli possono essere specifici e definiti in base alle esigenze del gruppo (per saperne di più visita la pagina sui mandati), i ruoli di coordinamento sono fondamentali in qualsiasi gruppo. Qui di seguito è presente uno schema che riporta le responsabilità di questi ruoli. Nota che alcune responsabilità di entrambi i ruoli di coordinamento possono venire assegnate ad altri ruoli ausiliari, questa suddivisione è consigliata, in particolar modo per il ruolo di coordinamento interno, nel momento in cui un gruppo è numeroso o ricopre uno scopo ambizioso in quanto in questi casi le figure di coordinamento rischiano di non riuscire a ricoprire tutte le responsabilità previste.

Per eleggere i ruoli di coordinamento è consigliato il processo di elezione sociocratico e la definizione della scadenza del mandato (che per i ruoli di coordinamento a meno di particolari esigenze è consigliata tra i 4 e i 7 mesi), inoltre è bene fare dei debriefing periodici su come hanno funzionato i ruoli, possibilmente prima di rieleggere persone in modo da poter integrare emerso.

Ruolo
Responsabilità

alternativamente assegnato a

Coordinamento Esterno
  • Facilita il flusso di informazioni tra cerchi dello stesso livello.
  • Rappresenta gli interessi del gruppo nel cerchio più ampio.
  • Prende decisioni in rappresentanza del proprio gruppo nel cerchio superiore per questioni al di fuori del mandato di ruoli o cerchi esistenti. 
 
  • Controlla periodicamente la posta elettronica del gruppo, rispondendo alle mail qualora lo possa fare in autonomia, altrimenti inoltrandole al membro del gruppo più adeguato secondo il mandato. Se esiste, facilita la co-costruzione di una newsletter.
Responsabile della Posta Elettronica
  • Approva le richieste di spesa per il gruppo o progetto ad essa/o attribuito e partecipa alle riunioni di allocazione di risorse finanziarie in rappresentanza del gruppo di cui fa parte.
Tesorierx
Coordinamento Interno
  • Facilita il flusso di informazioni e le comunicazioni all’interno del cerchio.
 
  • Facilita le riunioni del gruppo, seguendo l’ordine del giorno co-costruito e utilizzando i processi decisionali del cerchio o dell’organismo o definendoli in accordo con gli altri membri, se necessario.
Facilitatrice/ore
  • Si assicura che le riunioni siano calendarizzate e che sia disponibile uno spazio in cui svolgerle.
Segretarix
  • Tiene aggiornati e facilmente accessibili risorse chiave del gruppo, tra cui documenti e rappresentazioni grafiche relative all’organizzazione del gruppo (incluso l’agenda delle riunioni, Glassfrog e l’organigramma che illustra chi ne fa parte e quali ruoli vi sono) e i progetti e lavori del gruppo.
Segretarix
  • Facilita l’ingresso di nuovi membri nel cerchio in accordo con gli altri membri, introducendoli alla cultura del lavoro interna, alle pratiche dell’organismo più ampio e agli strumenti digitali utilizzati.
Intregratrice/ore
  • Ascolta le impressioni dei membri del gruppo e richiede ad un membro di lasciare il gruppo nel caso in cui (a) non stia adempiendo alle responsabilità del ruolo di cui è mandatario, (b) non stia collaborando in alcun modo nel gruppo, (c) abbia violato o non rispettato ripetutamente i Principi e Valori di XR, gli scopi del cerchio o dell’organismo di cui è parte, o gli accordi del gruppo e/o dell'organizzazione, (d) si rifiuti di partecipare al processo di trasformazione rigenerativa del conflitto, se presente.
Intregratrice/ore
  • Facilita una cultura di lavoro e l’adozione di pratiche di auto-organizzazione e, se necessario, interpreta e sostiene la definizione di mandati di ruoli e sotto-gruppi, apportando le modifiche all’organigramma e al Glassfrog in sintonia con lx Segretarix ed, eventualmente, comunicando al Gruppo SAO (sosxritalia@protonmail.com).
Responsabile dell'Auto-Organizzazione
  • Incoraggia un ciclo di lavoro rigenerativo (azione, riflessione, apprendimento) all’interno del cerchio, facilita pratiche rigenerative in supporto al benessere dei membri e ricorda a chi si stesse caricando di troppo lavoro che esiste la possibilità di restituire i compiti al gruppo.
Responsabile o Guardianx delle Culture Rigenerative

Talvonta possono essere presenti uno o più ruoli di collegamento con cerchi specifici, questi ruoli non vanno a sostituire il coordinamento esterno ma lo supportano nel momento in cui due gruppi lavorano a stretto contatto (es: il gruppo Presentazioni ha spesso informazioni sui prossimi eventi da riportare al gruppo Media, in tal caso può aver senso creare un ruolo ad hoc di collegamento che possa maturare esperienza su come conveire queste informazioni con efficacia).

Nome 
Responsabilità
Collegamento con [nome dell'altro cerchio]
  • Facilita il flusso di informazioni e la collaborazione tra [nome gruppo in cui è presente questo ruolo] e [nome altro gruppo di cui fa parte chi ricopre questo ruolo].

Mandati e Ruoli

Mandati standard dei gruppi di lavoro dei gruppi locali

Questo lavoro è in work-in-progress, se hai feedback puoi lasciarli sull'argomento di Base dedicato a raccoglierli.

In questa sezione sono riportati degli esempi di struttura di gruppi locali, con ruoli e gruppi di lavoro e relativi mandati. Questi materiali sono a disposizione dei gruppi locali che stanno attraversando un processo di strutturazione/ristrutturazione.

Vengono presentati tre casi in base alla dimensione del gruppo. Segue prima una rappresentazione grafica dei tre casi e poi un esempio più approfondito e descrittivo dei ruoli, gruppo di lavoro e relativi mandati per ogni caso.

GL_caso1.png                 GL_caso2.png