Riunioni e facilitazione

Strumenti e tecniche di facilitazione delle riunioni

Da scrivere

Ascolto attivo

L'ascolto attivo o empatico è una tecnica che porta a costruire fiducia e empatia tra chi parla e chi ascolta. Ascoltare attivamente significa ascoltare sospendendo il giudizio, in silenzio e comporta una piena attenzione sulle parole senza pensare a cosa si possa suggerire o rispondere a ciò che viene detto dall'altra persona. 

Modello di agenda per una riunione

Modello A

image-1615998096281.png

Clicca qui per una versione scaricabile. 

Cos'è un backlog?


Modello B

  1. Check-in e centratura o lettura del promemoria di Culture Rigenerativa
  2. Assegnazione dei ruoli
    • Presenti: 
    • Assenti:
    • Facilitazione:
    • Minute:
    • Guardianə del tempo: 
  3. Obiettivo della riunione e tempo previsto
  4. Revisione dei punti d'azione
  5. Aggiornamento dai ruoli/sotto-cerchi e sui progetti
  6. Agenda organizzativa 
  7. Agenda operativa
  8. Riepilogo delle decisioni e dei nuovi punti d'azione
  9. Check-out

Ricorda: nelle minute ogni punto d'agenda dovrebbe riportare: la discussione, le decisioni, i punti d'azione. 


A questo modello base ci sono tante varianti e aggiunte che possono essere utili. 

Tabella progetti
Ruolo/sotto-cerchio/progetto Da fare In svolgimento Fatto
nome ruolo/sotto-cerchio      
progetto 1      
progetto 2      

Priorità e codici per la co-costruzione dell'agenda

Nome e livello di priorità

1 Critico: qualcosa di veramente grave se questo non viene affrontato oggi

2 C’è una buona ragione per ritenere questo un punto urgente

3 Sarebbe meglio affrontarlo oggi

4 Non c’è fretta, per il momento

Di cosa si tratta?

A Richiesta a qualcuno di fare qualcosa

B Richiesta di informazioni o aiuto per prendere una decisione all’interno del tuo ruolo

C Condivisione di informazioni o feedback per la decisione di un’altra persona

D Cambio o aggiunta del mandato di un ruolo o gruppo

Chi ha aggiunto il punto?

Quanto tempo richiederà?

Descrizione punto d'agenda

esempio: 2D Maria 30 minuti Proposta ruolo "Gestione account Twitter"

Backlog

Il backlog (in italiano possiamo usare ‘parcheggio’ o ‘frigo delle idee’) consiste in una lista di cose da discutere prossimamente all’interno del cerchio. Solitamente i temi di discussione sono elencati in ordine di priorità (in cima le cose più urgenti).

Mentre i punti d’azione indicano delle cose da fare, il backlog include le cose su cui discutere. Ogni cerchio (solitamente tramite la persona che ricopre il ruolo di coordinamento interno o di segreteria) dovrebbe regolarmente aggiornare e ‘pulito’ il proprio backlog, ad esempio dopo ogni riunione.

Si consiglia di tenere il backlog del cerchio in cima al documento delle minute.

Prendere le minute in una riunione

In un sistema auto-organizzante, le minute delle riunioni contribuiscono notevolmente alla trasparenza. Infatti, distribuendo l'autorità decisionale tra cerchi e sotto-cerchi, avere l'accesso alle minute dei gruppi ci permette di comprendere cosa sta avvenendo al loro interno, in aggiunta ai resoconti e gli aggiornamenti delle persone che ricoprono il ruolo di coordinamento esterno

L'attività di prendere le minute durante la riunione di gruppo è assegnata all'inizio di ogni riunione (o, più raramente, per un arco di tempo definito) ad una persona che solitamente svolge il ruolo di Segreteria e la quale scriverà le informazioni chiave delle discussioni che avvengono. Solitamente non è necessario scrivere ciò che viene detto da ciascuna persona in maniera estesa. È sufficiente che vengano registrati i contenuti che generiamo assieme, come decisioni operative, punti d'azione, nuovi mandati o policy, punti di convergenza o divergenza, i processi di selezione, cose che verranno affrontate in futuro

Si raccomanda di registrare principalmente solo le informazioni rilevanti, in modo da mantenere le minute in maniera chiara e concisa affinché il resto dell'organizzazione possa gestire la quantità di informazioni. Minute lunghe richiedono un'alto impegno di lettura, con il rischio che si interrompa e porti ad una mancanza di trasparenza nell'organizzazione. 

Un gruppo può decidere di rileggere le minute di ogni punto d'agenda prima di passare al prossimo tema, per comprendere in che modo sia stata affrontata la questione e se ci sia allineamento su ciò che è emerso.

È importante che le minute siano pubbliche all'interno di un'organizzazione e quindi che siano reperibili facilmente, ad esempio inserendolo in una cartella online (es. cloud.extinctionrebellion.it, cryptpad.organise.earth) o su Base.


Pagina ispirata a 'Many Voices One Song' di Ted J. Rau e Jerry Koch-Gonzalez (capitolo 5.4).